Использование мастеров отчетов

Оценить
(0 голоса)

Использование мастеров отчетов

Чтобы создать отчет с помощью мастера Standard Report Wizard, выполните следующие действия:

1.   Прежде всего, укажите таблицы базы данных (или любой другой источник данных), которые вы хотите использовать в отчете, выбрав одну из категорий в списке Available Data Sources (Доступные источники данных). Этот список позволяет выбрать любую из баз данных, поддерживаемых пакетом Crystal Reports, в том числе соединения данных, к которым вы уже были подключены в процессе построения предыдущих отчетов (категория Current Connections (Текущие соединения)), которые вы специально добавили в папку Favorites (Избранное), которыми вы пользовались последний раз (из категории History (Хронология)), которые доступны в категории Create New Connection (Создать новое соединение) или которые хранятся на сервере Crystal Reports Server или в репозитории BusinessObjects Enterprise. Щелкните на значке + рядом с папкой, которую вы хотите открыть, чтобы просмотреть доступные в ней опции. Например, если вы щелкните на папке Create New Connection (Создать новое соединение), то увидите список типов баз данных, к которым может подключаться Crystal Reports, включая “локальные” базы данных на персональных компьютерах, базы данных клиент/сервер (подобные Oracle или Informix), области BusinessObjects Enterprise Universes и многие другие категории (более подробно специальные типы баз данных рассматриваются в главе 20).

2.   Когда вы начинаете добавлять таблицы, они появляются в списке Selected Tables (Выбранные таблицы). Как только вы закончите добавлять новые таблицы, щелкните на кнопке Next (Далее). Вы сразу же окажетесь на экране Links (Связи) этого мастера (при условии, что было выбрано более одной таблицы). В этой области отображаются таблицы, которые были выбраны в визуальном формате, позволяющем связывать таблицы по общим полям. Crystal Reports автоматически свяжет таблицы, отобразив при этом линии, которые будут показывать, какие поля и таблицы были связаны. Если эти связи корректны (на практике такое случается редко), вы сможете оставить их такими, какими они есть.

3.   Если вам нужно удалить связь, которую добавил Crystal Reports, щелкните на линии, соединяющей таблицы, и нажмите клавишу <DEL>, чтобы удалить существующую связь. Чтобы удалить все существующие связи, достаточно щелкнуть на кнопке Clear Links (Удалить связи). После этого вы можете создать свои собственные связи, перетаскивая поле и таблицу From (Из) в поле и таблицу То (В). В результате появится линия, обозначающая новую связь. Установив связь между таблицами, щелкните на кнопке Next (Далее) в нижней части окна мастера.

Совет. Для операции связывания таблиц характерны несколько тонкостей. Более подробная информация по этому вопросу содержится в главе 15.

4.   Выберите поля базы данных, которые вы хотите поместить в отчет. Вы можете выбрать одно поле, просто щелкнув на имени поля в списке Available Fields (Доступные поля). Если вы хотите выбрать несколько полей, нажмите клавишу <CTRL> и щелкните кнопкой мыши. Если вы обнаружите, что поле выбрано многократно, нажмите <CTRL> и еще раз щелкните на имени поля. Чтобы выбрать смежную последовательность полей, щелкните на первом поле этой последовательности. Затем, удерживая клавишу <SHIFT> в нажатом состоянии, выберите

последнее поле этой последовательности. Будут выбраны оба эти поля плюс все поля в промежутке между ними. Затем щелкните на кнопке со стрелкой вправо для перемещения выбранных вами полей в окно Fields to Display (Отображаемые поля). Если по той или иной причине возникнет необходимость включить в отчет все поля таблиц, щелкните на кнопке с двумя стрелками вправо.

5.   Чтобы найти конкретное поле (в тех случаях, когда выбранные таблицы содержат более одного поля), щелкните на кнопке Find Field (Найти поле), расположенной под списком Available Fields (Доступные поля). Можно указать полное или частичное имя искомого поля. Если искомое поле содержится в какой-либо из таблиц списка Available Fields (Доступные поля), оно будет выделено. Если вы выберете поле в списке полей, а затем щелкните на кнопке Browse Data (Просмотреть данные), вы увидите выборку фактических данных, хранящихся в этом поле базы данных. Это полезно в тех случаях, когда вы хотите убедиться, что выбрали правильное поле для включения в отчет.

6.   Если нужно изменить порядок следования полей в проектируемом отчете, внесите соответствующие изменения в окне Fields to Display (Доступные поля), выбрав поле, которое вы хотите переместить, и щелкнув на кнопке со стрелкой вверх или вниз, расположенной выше списка. По окончании всех действий щелкните на кнопке Next (Далее).

Совет. Это вся информация, которая необходима мастеру Standard Report Wizard для отображения отчета. Если вы далее не хотите описывать такие другие свойства отчета, как группированиеу обобщение, вычерчивание диаграмм или выбор записей, вы можете щелкнуть на кнопке Finish (Готово) и вывести отчет на экран.

7.   Если вы хотите, чтобы ваш отчет содержал группы, выберите одно или несколько полей в списке Available Fields (Доступные поля) области Grouping (Группирование) мастера и щелкните на кнопке со стрелкой вправо. Операция группирования сводит вместе все записи отчетов, выбранные поля группирования которых совпадают. Группирование в определенном смысле подобно операции сортировки записей, в то же время в завершающей части группы снабжены промежуточными итоговыми данными, подсчетами, средними значениями и аналогичными итоговыми данными. Более подробно операция группирования рассматривается в главе 3.

8.   Если вы решили сгруппировать отчет, то после щелчка на кнопке Next (Далее) вы увидите на экране область Summaries (Сводки), в которой будете добавлять элемент в список Summarized Fields (Сводные поля) для каждой ранее созданной группы. Именно здесь вы выбираете промежуточные суммы, средние значения, подсчеты или другие итоговые значения, которые должны быть помещены в завершающей части группы. Crystal Reports предполагает, что вам нужны итоговые данные типа “суммы” для каждого цифрового поля, которое помещено в отчет. Вы обнаружите, что они уже существуют. Вы можете оставить все как есть, изменить тип сводки, для чего потребуется определить соответствующее поле сводки и выбрать его в выпадающем списке в нижней части окна мастера, либо удалить сводки, выделив их и щелкнув на кнопке со стрелкой влево. Чтобы добавить новые сводные данные, начните со щелчка на группе, для которой необходимо создать сводку, в списке Summarized Fields (Сводные поля). Затем щелкните в списке Available Fields (Доступные поля) на поле, для которого вы хотите создать сводку в этой группе, и щелкните на кнопке со стрелкой вправо. Мастер выберет тип сводки по умолчанию (такой как Sum или Maximum) и отобразит его под списком Summarized Fields (Сводные поля). Если вы хотите изменить тип сводки для поля, которое вы только что добавили, выберите в выпадающем списке другую функцию суммирования. Обратите внимание на то, что для нечисловых полей или для полей, отличных от денежных, предлагается намного меньше типов сводок.

9.   После щелчка на кнопке Next (Далее) на экране появится область Group Sorting (Сортировка групп) мастера (предполагается, что в вашем отчете присутствуют поля сводок). Как правило, группы, используемые в вашем отчете, отображаются в алфавитном порядке (Например, Arizona предшествует California, за которой следуют Oregon, Texas и Wyoming). Тем не менее, если вы хотите просмотреть “пять лучших или пять худших штатов в порядке уменьшения товарооборота”, выберите соответствующий переключатель, чтобы показать группы в порядке промежуточных и окончательных объемов, которые вы выберете в выпадающем списке, но не по именам групп. Далее щелкните на кнопке Next (Далее).

10.  Область Chart (Диаграмма) позволяет отображать данные отчета графически в виде гистограммы, линейной диаграммы или секторной диаграммы. Если вы выберете одну из этих опций, вам придется указать название для диаграммы, а также поля, которые будут лежать в основе данной диаграммы и задавать размер столбцов, прямоугольников или линий. Используйте для этого опции Chart Title (Заголовок диаграммы), On Change Of (При изменении) и Show Summary (Показать сводку). Упомянутые опции более подробно рассматриваются в главе 12.

11.  После щелчка на кнопке Next (Далее) на экране появится область Record Selection (Выбор записей) мастера. Воспользуйтесь ею для ограничения отчета до набора самых необходимых значащих записей из базы данных. Скорее всего, вы не захотите включать в отчет абсолютно все записи из таблиц базы данных. Многие таблицы содержат большое количество записей, и ваши отчеты будут более понятными, если они будут содержать только те записи, которые имеют отношение к отчетам. Выделите одно или большее число полей и поместите их в список Filter Fields (Поля фильтра), щелкнув на кнопке со стрелкой вправо. Если вы щелкните на поле в списке Filter Fields (Поля фильтра), внизу появится дополнительное выпадающее меню. В выпадающем списке можно выбрать нужную операцию сравнения (такую как “равно”, “меньше”, “один из”, “в промежутке от и до” и тому подобные). Далее в появившихся дополнительных выпадающих списках выберите значение, с которым вы хотите сравнивать. Вы можете ввести сравниваемое значение непосредственно в окне выпадающего списка или щелкнуть на кнопке с указывающей вниз стрелкой и выбрать образец данных, которые будут считываться из поля базы данных.

Совет. Более подробная информация по вопросам выбора записей содержится в главе 4.

12.  Щелкните на кнопке Next (Далее), чтобы отобразить завершающий экран рассматриваемого мастера, в данном случае — Template (Шаблон). Этот экран позволяет в общих чертах определить внешний вид вашего отчета. Если вы выберите один из предлагаемых шаблонов, справа появится макет вашего отчета в уменьшенном масштабе. Если вы намерены использовать в качестве шаблона существующий .RPT- файл, щелкните на кнопке Browse (Обзор), чтобы найти его. Когда вы найдете и выберете нужный файл отчета, он также отобразится в уменьшенном масштабе в правой части окна.

Теперь вы можете щелкнуть на кнопке Back (Назад), если хотите возвратиться на одну из ранее пройденных мастером стадий, чтобы внести какие-либо изменения. Как только вас удовлетворят выбранные вами параметры, щелкните на кнопке Finish (Готово), после чего весь спроектированный отчет отобразится на вкладке Preview (Предварительный просмотр).

После построения отчета с помощью мастера Standard Report Wizard его можно распечатать на принтере, экспортировать в другой формат, сохранить в файле формата .RPT либо воспользоваться любой другой функцией, которую предоставляет Crystal Reports. Щелкнув на вкладке Design (Проектирование), в отчет можно будет вручную внести любые необходимые коррективы (рис. 1.4).

Внимание! Crystal Reports не позволяет повторно запускать мастер отчетов, чтобы внести изменения в уже спроектированный отчет. Для этой цели вы должны воспользоваться вкладкой Design (Проектирование) и внести изменения вручную. Несмотря на то что мастер отчетов превращает построение “быстрых черновых” отчетов в более легкий процесс, нежели формирование таких отчетов вручную, все же имеет смысл ознакомиться с общими опциями форматирования отчетов, предлагаемыми на вкладке Design (Проектирование), чтобы впоследствии иметь возможность вносить изменения в отчеты, построенные с помощью мастера.

Использование мастеров отчетов

 

Использование опции Blank Report
Эксперт Database Expert
Вкладка Design и окно Field Explorer
Разделы отчета
Предварительный просмотр отчетов

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить