Создание категорий

Оценить
(0 голоса)

Являясь администратором, вы можете создавать как корпоративные, так и личные категории. Процедура для создания и тех, и других практически одинакова. Одно из отличий состоит в том, что создавать новые высокоуровневые корпоративные категории вы можете, а новые высокоуровневые личные категории — нет. Высокоуровневые личные категории автоматически создаются системой для каждого пользователя при создании для него учетной записи (а все остальные личные категории создаются в виде подкатегорий этой высокоуровневой категории). Также для корпоративной категории вы можете устанавливать права доступа, а для личной — нет (поскольку по умолчанию такую категорию может просматривать только какой-то один конкретный пользователь).

Зачем нужны категории — пример

Вы, наверное, думаете: “Зачем использовать категории, если есть папки?” Это хороший вопрос, и в некоторых случаях в использовании категорий действительно не будет никакой необходимости. Однако давайте рассмотрим следующий пример.

Компания решила создать в Crystal Reports Server структуру нанок, в точности воспроизводящую имеющуюся у них организацию. Отчеты по продажам были пометены в нанку Sales (Продажи), отчеты, касающиеся трудовых ресурсов, - в папку HR ( Трудовые ресурсы). Одним отделам был предоставлен доступ лишь к некоторым подпапкам, а другим — ко всем папкам, вложенным в главную. При создании этой структуры папок были созданы и соответствующие группы, что упростило процедуру применения прав системы безопасности.

Для многих пользователей (таких как главный менеджер по продажам в западном регионе (Director of West Coast Sales)), такая структура папок достаточно удобна в том, что касается поиска отчетов и получения доступа к другим документам. Отчеты, имеющие непосредственное отношение к их роду деятельности, находятся в одной и той же папке или, по крайней мере, в одном и том же разделе иерархии. Однако, некоторым пользователям (таким как главный управляющий операциями (Chief Operating Officer)) необходимо иметь доступ к отчетам, находящимся в самых разных папках в иерархии. Из-за такой “разбросанности” отчетов (особенно, когда речь идет о системе с большой по размерам иерархией и/или большим количеством отчетов), их поиск отнимает много времени и сил.

Чтобы хоть как-то облегчить выполнение этой задачи (особенно для главного управляющего операциями), администратор CRS создал корпоративную категорию под названием Executive Reports (Отчеты для руководящего персонала) и поместил в нее ярлыки отчетов из самых разных папок в иерархии. Теперь сотрудники, занимающие руководящие должности, всегда смогут найти все обычно необходимые им отчеты в одном месте — в этой категории. Отчеты по-прежнему хранятся в своих исходных панках и имеют все те же самые права доступа, но руководящие сотрудники могут добраться к ним за намного более короткое время и с помощью намного меньшего количества щелчков.

Главный менеджер по продажам в западном регионе любит начинать день с оценки показателей в своем регионе, то есть с просмотра соответствующего набора . отчетов. Конечно же, он просматривает различные отчеты по продажам, но также предпочитает просматривать отчет о состоянии запасов, отчет о состоянии производства и несколько финансовых отчетов. Поэтому он создал личную категорию'иод названием Daily Morning Reports (Ежедневные утренние отчеты) и поместил в нее ярлыки всех этих отчетов. Теперь он может быстро найти все эти отчеты в одном месте, что делает его утреннюю процедуру проще и надежнее.

Чтобы создать категорию, сначала щелкните либо на ссылке Categories, либо на ссылке Personal Categories в разделе Organize главного экрана СМС. Затем щелкните на кнопке New Category (Новая категория) в правом верхнем углу. Введите имя для категории (а также, если хотите, описание и ключевые слова) и щелкните на кнопке ОК.

После того, как новая категория будет создана, вы останетесь на странице этой категории, а именно — на вкладке Properties (Свойства). Далее вы, скорее всего, захотите либо добавить объекты в эту категорию, либо создать в ней подкатегории, либо установить

для нее права (если это корпоративная категория). Опции, позволяющие сделать это, будут доступны на соответствующих вкладках в верхней части страницы, как показано на рис. 24.28.

Рис. 24.28. Создание новой категории

Чтобы создать новую подкатегорию, вы сначала должны выбрать категорию, в которой хотите создать эту подкатегорию (если вы еще не выбрали ее или только создали ее). После того, как вы выберите категорию, появится вкладка Properties. Перейдите на вкладку Subcategories (Подкатегории).

На этой вкладке будут отображаться все уже существующие в данной категории подкатегории. Если таковых нет, вы увидите только заголовки столбцов, никакие подкатегории под ними отображаться не будут. Щелкните на кнопке New Category (Новая категория) в правом верхнем углу: появится уже знакомая вам страница New Category. Заполните форму и щелкните на кнопке ОК, чтобы создать новую подкатегорию.

Добавление в категории отчетов и других объектов

Существуют два способа добавления в категории отчетов и других объектов: 1) добавить новые объекты в систему и в это же время добавить эти объекты в одну или более категорий; 2) выбрать существующие объекты для помещения в категорию.

Добавление новых объектов в категорию

Чтобы добавить новые отчеты или какие-то другие объекты в категорию, щелкните на кнопке New Object (Новый объект) в правом верхнем углу экрана Category (Категория).

Создание категорий

Вы увидите, что этот процесс ничем не отличается от добавления нового объекта в папку (поскольку именно это и происходит на самом деле). Сам объект добавляется в папку, которую вы выбираете в правом нижнем разделе экрана, а ярлык этого объекта добавляется в категорию или категории, которые вы выбираете в левой нижней части экрана. (Для получения более подробной информации обратитесь в раздел “Добавление отчетов с помощью СМС” ранее в этой главе).

Добавление существующих объектов в категорию
Использование папок Inbox
Создание календарей
Использование событий
Настройка уведомлений об успешном и неудачном завершении, а также о генерации извещений

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить